Данный пост на тему планирования дел и концентрации на деле. Из данной статьи Вы узнаете, как научиться не отвлекаться и прерываться при выполнении дел. Я Вам расскажу про мощную технику управления делами, которая называется «принцип 60-60-30».

планирование дел

Это очень мощный приём, который поможет сконцентрироваться и перестать отвлекаться, так же Вы узнаете ключевые моменты эффективного планирования дел

Планирование дел

Принцип 60-60-30 – это отрезки времени 60 мин, 60 мин. и 30 мин. 60 мин. – это когда Вы работаете над задачей, 30 мин. — это большой отдых. 30 мин Вы отдыхаете. 60 мин делятся на 50 и 10 — 50 мин Вы концентрируетесь на задаче, 10 мин у Вас резкий перерыв. Как это делать я сейчас объясню.

Во первых Вам нужна подготовка заранее, например, с 2 до 4.5 я занимаюсь либо одним проектом, либо двумя. Значит до 2-х у Вас должно быть всё готово: все материалы, деньги, всю информацию Вы должны найти до этого. Далее очень важный моменты – это изолирование, то есть Вам нужно отключить все средства связи, которые Вам дают о себе знать (аська, скайп, телефон, интернет оповещения разные и т.д.).

Вам необходимо пообщаться со всеми людьми, что есть вокруг Вас – чтобы 50 мин. Вас вообще не трогали. Будет перерыв 10 мин, тогда будете общаться. 60-60-30 – может для кого-то будет сложно, тогда делайте один блок 50-10.

Следующий момент – это таймер обратного отсчёта. То есть для этой техники нужен таймер обратного отсчёта – это может быть таймер на телефоне, или на компьютере. После отсчёта времени начинает играть музыка. Таким образом, Вы можете не думать о том, когда же время закончится, а просто делать работу до результата.

К этой технике есть ещё один очень важный ключ, который сильнее Вас продвинет. Вам очень важно поставить перед собой цель. Цель поставить такую, чтобы избавиться от перфекционизма.

Нужно настроиться на цель, поставить себе конкретный результат и к нему идти. И если докручивать какое-то итак работающее дело до просто «конфетки» — это иногда хорошо, но как правило это отнимает у нас и результат, и время. Просто если Вы отвлеклись на время и поняли, что Вы сейчас этим занимаетесь, тут же опять включаетесь, вспоминаете свой результат.

То есть Вам нужен минимальный результат за 50 минут, просто любой, но нужен результат. Вот эту технику надо с таким настроем делать. То есть только результат.

Планирование дел по принципу (60-60-30) чётко по часам:

1. Выделить время 2.5 часа. У кого совсем не получается, то те запланируйте
50: 10. Чётко договориться со всеми, отключить телефоны.

2. Составить список дел, которые нужно делать, которые висят в голове, которые давно нужно было сделать. Планы на следующий месяц или на следующий год не составляйте. Чтобы задание сделать достаточно быстро, можете ограничиться неделей или месяцем (сами выберете). После нужно проработать – этот список.

3. Следующий момент – это оценка наших целей – реальная оценка, то есть я сейчас буду говорить о приоритетах. Я дам достаточно бегло одну очень мощную методику, но потом, используя её, Вы сможете творить просто чудеса. Весь список дел, который Вы напишете у себя, потом можете с ним работать очень и очень эффективно.

Причём, у меня часто бывает так, что я составляю список (на день, неделю, месяц), а потом расставляю приоритеты. Возникает вопрос: как ставить приоритет? То есть по какой шкале: на 5 балов, 10 балов. Как понять какие дела важнее? У меня 90% дел имели приоритеты 1, 2, 3. До 10 дело не доходило.

Сейчас возьмём большой критерий этого дела – он называется доступность ресурсов для достижения целей. Что это такое? Давайте разделим на два более мелких параметра: первое – это подготовленность ресурсов, а второе – это срочность.

Подготовленность – это когда Вы к этому делу готовы морально, психологически, физически, у Вас готова вся информация, у Вас готовы все данные, все инструменты. И если это дело связано с другим человеком, то у Вас этот человек под рукой. Он доступен, он ни где-то в командировке, а где-то рядом. Вот всё это называется подготовленность.Оцениваем дела от одного до пяти – насколько ресурсы Ваши к этим делам готовы.

Срочность — это как быстро должны быть готовы и использованы эти ресурсы. Или как быстро дело это должно быть решено. Оцениваем от одного до пяти тоже. Теперь следующий момент: берём один большой критерий Ваших целей, Ваших дел и работаем с ним, он называется – значимость.

Значимость — это насколько ваша цель соответствует Вашим личным ценностям и вашим потребностям, например, насколько Вам будет хорошо от того, что Вы её сделаете. Давайте от одного до пяти. Ну и соответственно профессиональная значимость – это насколько это дело важно Вашей профессиональной сфере, на сколько влияет на Ваш бизнес, на Вашу работу, на Ваш карьерный рост.

То есть карьерный рост с одной стороны – это может быть личная значимость, а с другой – профессиональная. По этому и так, и так рассматривайте. Теперь данные оценки для каждого дела нужно сложить: первые два в плане доступности, а вторые два в плане значимости.

Сравниваем оценки для каждого дела. То дело, которое в зоне 1 (максимальная сума), то дело делаем первым (сразу). Для второго – это как правило не достаточно готовность чего-то: каких-то материалов, какого-то человека нет рядом и т.д. Следите за делами, которые в зоне 2, потому, что они перекочуют скоро в первую зону и их надо будет сразу делать.

Далее третья зона – это цель, которую нужно переформулировать, передумать как-то разбить на под задачки, учесть другие какие-то ресурсы, которые там нужны. Иначе вы не сможете эту задачу сделать, такой, какая она сейчас есть. Зона четыре — это те дела, от которых надо просто отказаться. Освободите свой мозг от него.

Итак, зона 1 – цель преобладает высшим приоритетом; зона 2 – нужно отложить начало работы над этими делами потому, что чего-то не хватает; зона 3 – цели для пересмора; зона 4 – отказываетесь от целей.

Если кто-то не знаком с терминологией «срочные и важные», то посмотрите в интернет матрица Ейзенхауэра, ниже я её разместил.

На сегодня у большинства людей почти все, что они делают, находится в графах СРОЧНО и НЕНУЖНО. А как избавиться от ненужной работы?

Очень просто.

Когда кто-то, или вы — сами себя, собираетесь озадачить такой деятельностью, вы спокойно отвечаете: «Я занят более важной работой».

4. Планируем несколько проработанных дел на завтра.

Разумеется придерживаться целый день принципа 60-60-30, очень сложно, т.к. просто сил не хватит и сконцентрироваться на деле будет очень сложно.

Сейчас хочу показать энергетический ритм человека. То есть у каждого человека есть свои энергетические ритмы. В целом они примерно одинаковы. Но человек если живёт (встаёт, ложится) по каким-то другим, не понятным часам, он разбалтывает их, и они могут чуть-чуть отличаться у каждого, но приблизительно одинаковы.

В 2-3 часа дня происходит спад энергетических ритмов – это нормально. Это из-за обеда и не нужно переедаться. В самом начале вашего дня (у кого то – это утро 7-8 часов, а у кого-то — 11 часов), то соответственно утро смещается и если сильно смещается, то это плохо — энергетические ритмы смещаются.

Ближе к вечеру у Вас энергетика поднимается, то есть концентрация обостряется, но не очень высоко. Как можно это использовать? Что стоит делать в тот или иной период дня? Я сейчас это объясню. Важные решения в первой половине дня принимать, то есть когда у Вас пик.

Можно разделить день на четыре блока: 1) пик, 2) спад, 3) спад начинает прекращаться, 4) когда Вы поднимаетесь. В первый блок – важные решения, аналитические задачи и т.д. Во втором блоке нужно не принимать важных решений. С пол второго до пол третьего у человека самая высокая переносимость боли.

С пол четвёртого до шести – это период, когда максимально можно творческие задачки прорабатывать, это мозговой штурм, это какие то просто планы делать, но не в том случае когда нужно что-то вычитывать, а именно творческие задачи. И последний момент, вечером у Вас опять пик энергетический, Вы активны, Вы можете действовать очень хорошо, но концентрация у Вас не на таком уровне, лучше всего делать рутинные дела, которые повседневные и повторяются постоянно.

По поводу гибкого планирования хочу дать основные ключи, чтобы планировать гибко и подбирать под себя. Не нужно жёстко придерживаться одной техники, можно сочитать. Тут важно знать ключи то, что оказывает влияние на то, как Вы выполняете работу. И так, какие основные ключи в гибком планировании?

Чтобы Вы могли подстраивать планирование под свои энергетические ритмы, под своё отношение ко времени.

1.Планировать блоками по полтора – два часа.

2.Делать мини отдыхи в течении дня. И один отдых можно сделать днём минут на 20-30.

3.Натрой на каждый проект.

Каждый раз нужно настраиваться перед началом дела. Во-первых нужно подготовиться, а во–вторых хорошо настроиться.

В конце дня я заполняю 4 exel таблицы, по времени уходит около час.

1)Таблица «Финансового учёта»

2) Таблица «Список действий и результатов», в данной таблице у меня 5 столбцов с названиями:

Дата и время
ИДК — Идеальный конечный результат (т.е. задаюсь вопросом Что нужно сделать? потом Как это сделать? и после чего формирую ИДК)
Действие
Результат
Затраченное время
Анализ

3)Таблица «Чему я сегодня научился?» Новые мысли и идеи

4)Таблица «Мои Ошибки», которые я переделываю в законы и стараюсь их не повторять.


Как вам эта статья? Скоро я планирую написать новый не менее интересный пост, советую получать свежие статьи на e-mail , чтобы не пропустить информацию о новых статьях моего блога!